Bezpečné léky v legálním dodavatelském řetězci, a ochrana zdraví pacientů.
Ovládání programu je možné jednak pomocí myši a jednak existují i klávesové zkratky podobně jako u všech aplikací fungujících pod systémem Windows. V celém programu jsou jednotné principy manipulace s okny na obrazovce, vyhledávací funkce (pomocí čárových kódů, názvů, částí názvů, SÚKL kódů, cen, pomocí logických funkcí, rozsahy datumů), filtrovací řádky. Používá se jednak statické menu (společné pro všechny moduly) a lokální menu (platné pro aktivní modul). Pro rychlou orientaci v modulu je vytvořen navigátor pro nejčastěji používané operace. Uživatel si rovněž může sám nastavit způsob zobrazení jednotlivých údajů v modulech podle potřeby. Modul Výdej je potom navržen tak, aby bylo možné využít dotykového displeje, což ještě usnadní práci při kontaktu se zákazníkem. Výhodou je, že není třeba jednotlivé moduly uzavírat, pokud uživatel potřebuje provádět jinou činnost. Jedním kliknutím je možné se vrátit na záložku dříve otevřeného modulu a pokračovat v činnosti.
Nastavení činností systému v jednotlivých modulech dle přání uživatele se provádí v modulu Konfigurace. Zahrnuje globální konfiguraci – nastavení platné pro všechny stanice (základní nastavení, nastavení výdejů, předávání pojišťovnám, účetnictví, příprava léčiv, příjem dodacích listů, čárový kód, registr pojištěnců, kredity klientů, nastavení číselníků, maximální přirážky pro stanovení prodejních cen, nastavení slev a výhod, pravidelné činnosti, objednávky, nastavení inventury, způsoby zaokrouhlování, nastavení exportů, účtenky a faktury, eShop a centrum obrázků a textů, externí služby, řetězce a ostatní nastavení) Lokální konfigurace znamená nastavení platné pro jednotlivé stanice (systémové nastavení, základní nastavení, nastavení zobrazovaného skladu, nastavení výdejů, kontrol, periférií, interakcí a filtrů).
V Lekisu pro Windows je využíván systém číselníků. V LpW existují dva základní druhy. Externí číselníky jsou do systému importovány automaticky (pomocí nastavení systému zpráv) „zvenčí“. Jde o maximální úhrady VZP, maximální výrobní ceny, registrované přípravky, maximální sazby taxy laborum, diagnózy, odbornosti, lékaři, ATC skupiny, registr pojištěnců, PDK číselník. Interní číselníky naplňuje uživatel (skladové karty, obchodní partneři s možností nastavení slev, zdravotní pojišťovny, uživatelé systému včetně nastavení jejich práv, klienti s možností nastavení výhod, receptář magistraliter, skupiny skladových karet, odpisové skupiny, slevové skupiny, sklady, vzory zákaznických objednávek)
Jde o jeden ze základních modulů programu. Skladové karty mají jednak základní povinné členění, a to na HVLP, IVLP, PZT, Ostatní, Připravované, Registrované, Suroviny, Obaly a Nepoužívané. Toto členění je důležité z hlediska následného uplatňování cenových předpisů a politik v lékárně. Při založení nebo editaci skladové karty uživatel nastavuje veškeré obecné údaje o zadávaném léčebném prostředku. Jedná se mimo jiné o nastavení volné prodejnosti, DPH, čárového kódu, zkratky, pozitivního listu, výrobce, preferovaného distributora, zda se má zahrnovat do automatické objednávky a další údaje. Také je možné na skladových kartách nastavit ještě tři další typy členění, která jsou již zcela na uvážení a potřebách uživatele. Podle jednotlivých skupin skladových karet je potom lze třídit, vyhledávat, hromadně upravovat a nastavovat, tisknout výpisy atp. V tomto modulu je možné zobrazit obraty na skladových kartách za zvolené období, zjistit možné substituce dle účinné látky (totéž je možné i přímo ve výdeji), provést nastavení norem, a to ručně, hromadně pro vybrané skladové karty nebo automaticky pro jednotlivé sklady. Uživatel zde může využít rezervace zboží, provádět inventurní nálezy a vyrovnání (v případě nesouladu mezi fyzickým a dokladovým stavem na skladových kartách mimo provádění inventarizace) Také je možné pracovat s naturálními rabaty, provést různé způsoby přecenění, rozpočty. Jednoduchým způsobem se zde přesunou položky mezi jednotlivými kartami, přesuny mezi sklady. I zde je možné vytvořit vratky (podobně pak v modulu Příjem). Samozřejmě se zde pracuje s čárovými kódy, hromadnými úpravami skladových karet, nastavením označených skladových karet (např. pozitivní list, preferovaný distributor, atd). Pro dohledání a kontrolu veškerých změn provedených na skladových kartách je zde nástroj změny na skladových kartách. Postranní panely pak zobrazují další informace o skladové kartě, jako je AISLP, přehled prodejností a centrum obrázků a textů. V neposlední řadě je možné v tomto modulu kromě exportů do Excelu vytisknout dostatečné množství tiskových sestav.
Objednávku je možné vytvořit několika způsoby. Pro okamžité objednání kdekoliv v LpW se použije klávesová zkratka. Také je možné objednávku vytvořit ručně (založit hlavičku a ručně přidávat jednotlivé položky). Automatické objednávky v LpW jsou dvou druhů, a to podle norem nebo podle prodejů. Používá-li lékárna více skladů, pak i tvorba objednávky je směrována na vybraný sklad. Objednávky se odesílají modemem, uživatel má pak okamžitou odpověď od distributora. Nepotvrzené položky lze potom přesunout hromadně do jiné objednávky a poslat k jinému dodavateli. Pokud má uživatel nastaveny preferované distributory na skladových kartách, lze objednávku podle nich rozdělit. Dále je možné získat přibližný odhad ceny objednávky dle naposledy přijatého zboží. Podobně jako v modulu sklad i zde jsou uživatelům k dispozici postranní panely s prodejnostmi, AISLPem a COTem.
Dodací list lze do systému zadat ručně, stáhnout modemem a importovat do systému. Je možné importovat také dodací list na datovém médiu. V rámci importu dodacích listů se také vybírá sklad, na který má být dodávka určena (není-li nastaveno v lokální konfiguraci) Pro správnou a důslednou kontrolu přijímaného sortimentu je uživatelům k dispozici systém kontrol - kontrola formální i fyzická (ceny, exspirace a šarže, čárový kód, položky dokladu) Stanovení prodejních při příjmu je spojeno s nastavením jednak v globální konfiguraci a jednak přímo na skladové kartě. Nicméně i tak je ještě při příjmu dále ceny upravovat. V rámci příjmu je možné také jednoduše založit skladové karty. Pro kontrolu dodaného zboží oproti potvrzené objednávce je možné provést párování dodacího listu s objednávkou. Převádět na sklad je možné po jednotlivých položkách nebo celý dodací list. Rovněž v rámci příjmu je možno pracovat s naturálními rabaty a rozpočty. Je možno vytvářet vratky a zadávat dobropis z vratky. Pokud jsou na dodacím listu položky přímo určené pro jednoho odběratele, lze zde také založit výdej na fakturu přímo z příjmu. Podobně jako v modulu sklad i zde jsou uživatelům k dispozici postranní panely s prodejnostmi, AISLPem a COTem. V modulu je opět k dispozici řada tiskových sestav.
Pomocí převodek je možné jednoduše uskutečnit převod zboží v rámci jedné účetní jednotky (lze exportovat dodací list a ten potom v jiné provozovně naimportovt podobně jako dodací list od externího dodavatele)Práce s převodkami přijatými je analogická s příjmem dodacích listů.
Výdej na táře je rozdělen do výdeje na recept, výdeje na poukaz a na volný prodej. Výběr léku je možný pomocí čárového kódu, zkratky, názvu popř. ceny. V rámci výdeje je jednoduše možné upravovat množství, cenu popř. úhradu ZP. Kontroly na výdeji jsou nastavitelné v lokální konfiguraci, popř. je výdej na recept vázán na uživatelská práva. Zaznamenává se historie odběrů pacienta, kterou je možno zobrazit. Stejně jako v modulu sklad se použije klávesová zkratka pro zobrazení přípravků se stejnou účinnou látkou. Samozřejmostí je možnost zadání částečných receptů, poskytování slev, rychlé přidání položky do objednávky, dodatečný tisk účtenky. Pro výdej např. klientům domovů důchodců atp. je možné využít součtování (které lze také převést do výdeje na fakturu). Přímo na výdeji lze také zadat drobné příjmy a výdeje (tj. úhrady faktur přijatých nebo vydaných v hotovosti z prostředků v pokladně). Je umožněno použít k úhradě jakýkoli typ platebního prostředku, který si uživatel zadá do číselníku. V případě potřeby oprav je umožněna jednak editace dokladu a jednak storno dokladu.
Výdej na fakturu slouží jako samostatný modul pro výdej externím odběratelům. Dále se využívá v případě, že lékárna má e-shop a do výdeje na fakturu se vykrývají zákaznické objednávky. V modulu lze vytvořit výdej na fakturu, vytisknout dodací list, výdej následně vyfakturovat. Položky výdeje lze dobropisovat. Dodací listy je možné exportovat podobně jako u převodek vydaných. I v modulu výdeje na fakturu je umožněno pracovat se slevami, a to jednak na základě nastavení na obchodním partnerovi a jednak poskytnout slevu individuálně na jednotlivou hlavičku výdeje, popř. jednotlivý dodací list. Při výdeji na fakturu lze přidat další poplatky (balné, poštovné, způsob platby), vydávat z rezervace a je možné propojit na čtečku Toyota Denso. Opět je v modulu dostatečné množství tiskových sestav.
Pro výdej zdravotnickým zařízením slouží modul výdej na žádanku. Postupy a možnosti práce s tímto modulem jsou analogické s modulem výdej na fakturu. Velkým usnadněním práce je pak propojení na webovou aplikaci Satelit, kde jednotliví uživatelé z oddělení nemocnic či jiného zdravotnického zařízení vytvoří objednávku na výdej léků a zdravotnického materiálu, která se automaticky zobrazí v LpW v modulu zákaznické objednávky. Jednoduchým způsobem pak může dojít k automatickému nebo ručnímu vykrytí této objednávky do modulu výdej na žádanku. Tiskové sestavy jsou uzpůsobené specifikům práce v nemocničních lékárnách, takže poskytují informaci nejen o objemu a hodnotě vydaných léků, ale také na jaké oddělení, případně nákladové středisko byly vydány.
Knihy faktur vydaných a přijatých slouží uživatelům v lékárně jako pomocný přehled dokladů. Přijaté faktury je možné potom párovat na dodací listy, což usnadňuje kontrolu věcné správnosti přijatých faktur. Na základě záznamů v knize přijatých faktur je možno sestavovat příkazy k úhradě. V knize faktur vydaných je možné nejen evidovat faktury vystavené z výdeje na fakturu a z předávání ZP, ale také je možné vystavit tzv. „obecnou“ fakturu, kde si uživatel může zvolit název položky, cenu i množství.
Retaxaceormální kontrola dokladů se provádí v modulu výdej-retaxace. Je zde možné doplnit náležitosti na hlavičce dokladu, vyhledávat doklady, zkontrolovat případné chyby a také dodatečně vytisknout účtenku staršího data.
Uzavření výdejního místa slouží ke kontrole stavu a pohybu hotovosti a ostatních typů platidel na jednotlivých výdejních místech. Z tohoto procesu je rovněž možnost tiskových sestav. Mimo jiné jde o sestavy určené pro zaúčtování tržeb a DPH. Dále je umožněno využít sestavy pro stanovení odpočtu DPH na vstupu zpětně.
V tomto modulu probíhá příprava léčebných prostředků jednak na recept a jednak do zásoby. Je možné přípravu propojit s číselníkem Receptář magistraliter, kde si uživatel může připravit postupy pro přípravu léků. Využívá se příprava s meziproduktem dále příprava ATB sirupů. Opět je zde k dispozici řada tiskových sestav.
Pokladní deník je modul, který může sloužit jako alternativa k ručně vypisovanému pokladnímu deníku. Jednotlivými záznamy jsou jednak počáteční stav, pohyby uzávěrkové (tj. tržba, drobné příjmy nebo výdaje) hotově i ostatních typů platidel a pohyby běžné – odvod do banky, platba faktury v hotovosti, atd. (závisí na číselníku definovaném uživatelsky). Pokladní deník je možné vytisknout
Odpisy slouží ke korektnímu sledování pohybů na skladě. Mimo základní odpisové skupiny (např. prošlá exspirace, krádeže, vlastní spotřeba atd.) si uživatel může založit své vlastní odpisové skupiny. Tiskové sestavy respektují toto členění.
Modul předávání dokladů ZP pracuje s kopiemi dokladů, které si uživatel přenese z výdeje. Vytvoření skupin dokladů je možné nastavit (zda má skupina obsahovat pouze recepty, poukazy, opiáty, revizní lékaře atd.). Ve skupinách je pak možná další kontrola a oprava dokladů, přidání, smazání dokladu, prohození položek na receptu, změna pořadí dokladu. Ze skupin pak proběhne export dat pro ZP (disketa, jiné datové médium), kontrola dokladů programem Wkontrol. Následně je vytvořena faktura, lze vytisknout průvodní doklady pro ZP. V případě vrácení dokladu ZP je možné tyto buď zadávat do dávky ručně nebo pak využít nástroj vytvoření kopie dokladu v jiné nebo stejné pojišťovně. Zároveň lze tyto recepty označit jako vrácené a v ekonomických statistikách je vidět odděleně.
Satelit je webové rozhraní určené především pro objednávání léků z jednotlivých oddělení nemocnice. Uživatelé mohou vytvořit objednávku na základě jednak nastavení uživatelských práv a dále podle vzorů vytvořených v příslušném číselníku nebo i bez vzoru. Dokončená objednávka se poté schvaluje (je možné schvalovat hromadně, pouze vybrané objednávky nebo individuálně) Pokud se sledují limity pro čerpání prostředků, je i v průběhu práce v Satelitu kontrolovat jejich stav.
Modul inventura slouží k provedení inventury v lékárně. Je možné zvolit inventuru všech skladů najednou, jednoho vybraného skladu nebo pouze inventuru vybraných skladových karet. Po založení inventury se skladové karty zamknou a zadávají se inventurní vstupy. V průběhu inventury je možno průběžně sledovat stav i inventurní rozdíly. Po skončení následuje vyhodnocení inventury, kontroly a uzavření inventury, převedení inventury na sklad a vyhodnocení v podobě kladných a záporných inventurních rozdílů. Uživatel zde také nalezne potřebné tiskové sestavy.
Ekonomické statistiky slouží jako nadstavba mimo základní tiskové sestavy v jednotlivých modulech. Obsahují řadu podrobných tiskových sestav, jak např. hodnoty skladu podle různého členění, příjem po dodavatelích, výdej dle lékařů, rodných čísel a klientů, přehled úhrad od zdravotních pojišťoven, tržby podle času, podrobný přehled příjmů a další výpisy. Sestavy v tomto modulu mají charakter Excelu, takže se s nimi pak následně dá pracovat jako s excelovskými tabulkami.
V Lekisu pro Windows je rovněž možno používat informace o lécích – AISLP, který se zobrazí jak ve výdeji, tak ve skladu, popřípadě pomocí samostatné funkce. Je také možné používat systém oznamování interakcí léků (uživatel si určí, jaký stupeň interakcí se má při výdeji zobrazit) Eviduje se dále způsob řešení interakcí.
Aby majitel lékárny mohl být pravidelně informován o běhu lékárny, je k dispozici webová aplikace přenosy pro majitele. Jde o systém informací o hodnotách a pohybech na skladě (souhrnných i položkových) o výši tržeb, a to jak po dnech, tak po měsících.